Blog Haladó Gmail tippek: tedd teljessé a levelezés élményét
Haladó Gmail tipp cover

Haladó Gmail tippek: tedd teljessé a levelezés élményét


Gmail használata közben sokszor hiányérzet merül fel bennünk, ha már haladó szinten használjuk a levelezőrendszert. Rengeteg igény jelentkezik, mely nem alapbeállítás, vagy a programban alapból nem megtalálható. Ezekből a lehetőségekből mutatok meg jó párat, mellyel időt spórolhatsz,  és átveheted az irányítást a leveleid felett.

Nemrég készítettük el a Hatékony Gmail használat 1. rész: Így használd az email fiókod posztot, melyben azzal foglalkoztunk, hogy milyen módon érdemes az emailezés teljes káoszából átlátható és kezelhető postafiókot varázsolni, hogyan használhatjuk hatékonyan a Gmail fiókunkat.

Ezúttal bemutatom, hogy milyen plusz lehetőségek vannak, amelyekkel egy magasabb szintre léphettek levelezés terén. A poszt nem rövid, érdemes rászánni nagyjából 25-30 percet az elolvasására. Ha valami kimaradt, amit ti használtok rendszeresen, akkor írjátok meg nekem, és kiegészítem vele a blogposztot. Vagy csak dobjátok be a kommentek közé.

Vágjunk is bele.

A lehetőséget az alábbi kategóriákba osztottam be:

  1. Kiegészítő emailezési lehetőségek
  2. Inbox mint task manager
  3. Easy topics

Lesz köztük olyan beállítás, amelyhez csak Gmail fiókra van szükség, néhány esetben pedig külön programot kell telepíteni. Ezeket mindenhol jelezni fogom. 

Kiegészítő emailezési lehetőségek

A következők közül számos konfigurációt, illetve programot magam is használok a mindennapokban. Ebben a pontban olyan beállításokat veszünk végig, amelyek

  • extra szerkesztési lehetőségeket tartalmaznak az email megírása során
  • egyedi aláírást biztosítanak számunkra
  • a levél elküldésének időpontját módosítják
  • megsemmisítik elküldött leveleinket
  • email cím alapján tudhatunk meg információt a levél küldőjéről
  • követni tudjuk az elküldött üzeneteinket (followup, tracking)
  • letilthatjuk, hogy a nekünk küldött üzeneteket kövessék
  • segítenek a csatolmányok kezelésében

Előre megírt válaszok – canned responses

Ha sok emailt kell kiküldenünk, azonban nincs szükségünk tömeges email küldő szolgáltatásra, vagy nem akarunk érte fizetni, manuálisan is van lehetőségünk ennek megoldására. Ha szeretnénk sablon üzeneteket létrehozni, hogy azokat később néhány kattintással el tudjuk küldeni, használhatjuk a Gmail “Előre megírt válaszok” (angol verzió esetében “Canned responses”) lehetőségét. A beállítását a következő módon tudjátok megcsinálni:

  1. lépjetek be a beállításokba,
  2. válasszátok a Labs menüpontot,
  3. engedélyezzétek az előre megírt válaszok (canned responses) opciót,
  4. mentsétek el a beállításokat.

Ezután az emailek megírása során tudjátok előhívni ezt a funkciót.

Canned responses

Ha ennél profibb megoldást szeretnétek, akkor használjátok a Toutapp-ot. Ennek a programnak csak egy funkciója a sok közül az előre megírt levél. Ezen túl lehetőség van emailek időzítésére, nyomon követésére, feladatok létrehozására és folyamatok nyomonkövetésére, stb. A teljes listát a Toutapp honlapján tekinthetitek meg.

Az előre megírt válaszokhoz hasonló megoldás a Gorgias, amivel jelentősebben gyorsabban válaszolhatunk ügyfeleinknek. Ez a program az egyetlen a blogbejegyzésben, mely nem csak Gmailhez kapcsolódik. Többek között olyan programokkal használható mint

  • a LinkedIn,
  • a Salesforce, vagy
  • az Outlook.

Lényege hasonló mint a korábbi beállításnak. Elmenthetünk sablonokat, melyeket könnyedén előhívhatunk később általunk elmentett billentyűkombinációkkal. Majd bizonyos használati mennyiség után statisztikát is készít arról, hogy mennyi időt spórolt meg nekünk emailezésünk során.

Emailek visszavonása

Ez az a pont, amit biztos vagyok benne, hogy senkinek sem kell bemutatnom, miért is szükséges. Mindannyian küldtünk már el üzenetet úgy, hogy 5 másodperc múlva találtunk benne hibát, ahogy átolvastuk, vagy eszünkbe jutott , hogy valamit kifelejtettünk. Esetleg véletlen küldtük el még írás közben, vagy a csatolmány maradt le.

Pontosan erre megoldás a Gmailbe beépített email visszavonás lehetősége. Ezt a beállítást így tudjátok aktiválni:

  1. lépjetek be a beállításokba,
  2. az Általános menüpontban engedélyezzétek a “Küldés visszavonásának bekapcsolása” opciót és állítsátok be, hogy hány másodpercig szeretnétek ha visszavonhatóak lennének az emailek,
  3. mentsétek el a beállításokat.

Gmail küldés visszavonása

Ha ez a beállítás nem működik, akkor

  1. lépjetek be a beállításokba,
  2. válasszátok a Labs menüpontot,
  3. engedélyezzétek az emailek visszavonása opciót,
  4. válasszátok az Általános menüpontot,
  5. állítsátok be, hogy hány másodpercig szeretnétek ha visszavonhatóak lennének az emailek,
  6. mentsétek el a beállításokat.

Maximum fél perccel késleltethetitek az emailt. Használat során csak rá kell kattintanotok egy sárga mezőben megjelenő visszavonás lehetőségre.

Gmail küldés visszavonása 2

Arra figyeljetek oda mindenképp ezután, hogy ha határidős emailt küldenétek, akkor az általatok megadott idővel a határidő előtt küldjétek el az emailt, mert kicsúszhattok.

Egyénfüggő, hogy kinek mi az ideális visszavonási idő, szerintem 10-20 másodpercnél hosszabbat nem érdemes beállítani.

Fejezd ki az érzelmeidet gif-fel

Egyre gyakrabban találkozhatunk gif-ekkel a mindennapok során. (Gondoljunk csak a 9gag-re vagy a Tumblr-re.) Ezek a kommunikációt rendkívüli módon felgyorsíthatják. Már Facebook chatbe beépített funkcióként is lehetőség van gif küldésére. Gmailben azonban ez egyszerű módon egyelőre még nem lehetséges. Mégis, sokszor jól jönne, ha gyorsan akarunk egyszerű érzelmet kifejezni.

Pontosabban általunk készített gif-ek küldésére jelenleg is van lehetőség. Ha még nem készítettetek korábban, a LICEcap programmal könnyen tudtok ilyen fájlokat rögzíteni.

Érzelmek kifejezését elősegítő instant gif gyűjtemény azonban nem áll rendelkezésünkre. Ennek a hiányosságnak a feloldására jelent megoldást a Giphy Google Chrome bővítmény.

Tömeges emailek küldése könnyebben (bulk email)

Amikor tömegesen küldünk emaileket, akkor gyakran nehéz ezeket megtervezni:

  • fel kell építeni az email listát,
  • megszerkeszteni az emaileket, hírleveleket,
  • nem beszélve az eredmények ellenőrzéséről.

A GMass segítségével minderre lehetőségünk van, ráadásul meglehetősen egyszerűen tehetjük meg. 

Google support alapján Gmailben naponta maximum 500, míg Google Appsban 2000 email küldésére van lehetőség.

Ez a tömeges emailek maximuma is, efelett más szolgáltatást kell választanunk.

A Flashissue használatával egyszerűen kezelhető drag and drop editorral végezhetjük el az emailek megszerkesztését, melyhez számos ingyenes sémát ajánl. Továbbá ezt a beépülő modult MailChimpbe is integrálhatjuk.

Angol nyelvű emailek írása

Ha nincs időnk megírni professzionális üzeneteinket, vagy nem rendelkezünk kellő szintű angol tudással, rendelkezésünkre áll egy szolgáltatás, amely segítségünkre lesz. Rövid instrukcióink alapján mások elkészítik üzleti színvonalú leveleinket, majd  azokat elküldik  nekünk ellenőrzésre. Ezután csak ki kell küldenünk őket. A programot, a Wordzent itt találjátok.

Hatékony gmail - wordzen

Nagy Gáborral, a Rising Stack online marketerjével teszteltük a programot. A [zárójelben] elhelyezett szöveg az eredeti, a levél tartalma pedig a Wordzentől kapott, átalakított email draft.

@Említések megkönnyítése

Sok energiát spórolhat meg számunkra a Ref nevű beépülő modul. Ennek segítségével rendkívül könnyűvé válik egy-egy kontakt, vagy épp task linkelése emailekbe. A program segítségével többek között hivatkozhatunk ismerősöket

  • Facebookról,
  • Twitterről,
  • Slackből,

könnyebben bánhatunk a feladatainkkal, ha összekötjük

  • Asanaval,
  • Trelloval, 
  • Dropbox-szal, vagy épp
  • Box-szal.

A teljes listát megtaláljátok a hivatalos oldalon.

Tipp: ha hozzám hasonlóan sokszor használtok manuális hiperhivatkozásokat, nagyban megkönnyítheti az életeteket a következő billentyűkombináció sorozat:  

 

  • Ctrl+L, mellyel azonnal az URL mezőbe ugrotok, és kijelölitek azt,
  • Ctrl+C, vagyis másolás,
  • majd a hiperhivatkozás elhelyezésének helyére ugorva
  • Ctrl+K, mellyel a hiperhivatkozásokat nyitjuk meg, végül
  • Ctrl+V, amivel beillesztjük a korábban kijelölt linket.

Gábor említett Twitteren egyszer egy nagyon hasonló, hasznos kombinációt.

Profi aláírás

Ha nem vagy elégedett a Gmail automatikus aláírásának lehetőségeivel, akkor a WiseStamp lehet a számodra megfelelő program, ez segít egy névjegykártya-szerű, jelentősen profibb aláírás kialakításában. Ezt az aláírást nagyjából 5 perc alatt állítottam össze a programmal (ingyenes verziót használva).

Profi aláírás Wisestamp-pel

Önmegsemmisítő emailek

Ha olyan üzenetet szeretnénk küldeni, mely határidős, illetve olyan adatokat tartalmaz, melyet nem szeretnénk, hogy mások tárolhassanak email fiókjukban, ma már van rá lehetőség, hogy ne legyünk teljesen kiszolgáltatva. Snapmail használatával beállíthatjuk, hogy az elküldött üzenetünk az olvasás után nem sokkal semmisítse meg önmagát.

Fontos látni, hogy az email nem teljesen biztonságos csatorna. Ha olyan megoldást keresünk, amelyhez más nem fér hozzá a felhasználókon kívül, akkor a Tresorit szolgáltatásait javaslom.

Időzített üzenetek

Ha emlékeztetőket küldünk, azt szeretnénk, hogy az olvasó akkor kapja meg üzenetünket, amikor nem vagyunk gép vagy telefon közelében, vagy nem szeretnénk valós időben online lenni, érdemes élni az időzített üzenetek lehetőségével.

Ezt az opciót én is számos alkalommal használom, ha nem magyarországi időzónába küldök levelet, vagy épp azt szeretném, hogy reggel 7 órakor kapja meg az üzenetet a célcsoport, mert náluk akkor a legnagyobb a konverziós ráta, munkába menet és így tovább.

Erre ma már számos megoldás létezik. Klasszikus képveselője a Boomerang, azonban ma már sok followup program is integrálta ezt a szolgáltatást.

Emailek nyomon követése (followup és tracking szolgáltatások)

Ahogy a PR eszközökkel és PR tippekkel foglalkozó posztunkban korábban említettük, ne csak a vakszerencsében bízzunk üzeneteink elküldése után, hogy válaszoljanak a címzettek, hanem tudatosan tervezzük is meg az emailek nyomon követését. Ennek két fő lépése az email tracking és a followup.

Az emailek nyomon követésének lényege, hogy lássuk, megnyitották-e üzeneteinket (email tracking), majd kezünkben tartsuk a followup folyamat során a leadet. Például ha nem kapunk választ valamilyen okból, tudjunk emlékeztető üzenetet küldeni.

A jó trackinghez és followuphoz szükség van egy programra, mely képes az emailek nyomon követésére. Gábor a FollowUp.cc-re esküszik (legalábbis azt használja jelenleg), de számos egyéb alternatíva létezik. Ilyen a ContactMonkey, Sidekick,  MailTrack.io, Bananatag, vagy épp Apple esetében a Mailburn, iPhone-nál pedig a YesWare mobile.

Önmegsemmisítő emaillel kiegészített szolgáltatást nyújt a Mail2Cloud Google Chrome kiegészítő. Az email emlékeztetőket pedig nagymértékben elősegíti a Folluwupthen.

Az említetteken kívül számos előnyös funkciójuk van ezeknek a programoknak, mint a korábban említett integrált időzítés, vagy a followup emlékeztető.

Személyes kedvencem a MixMax, ez az email tracking és a followupon túl egyéb szolgáltatásokat is nyújt. Ilyenek az email template-ek, melyeket szabadon felhasználhatunk, a kérdőívek beépítése, a linkek előnézeti képe, vagy épp a meetingek intézése során a Doodle-t kiváltó naptár megosztás. Ebbe a szolgáltatásba beépített lehetőségként szerepel az előre megírt válaszok, az email visszavonás, aláírás, stb.

Felismerés email címek alapján

Ha szeretnénk email cím alapján mélyebb benyomást szerezni egy-egy levél küldőjéről, vagy épp akinek levelet szeretnénk küldeni, nagy segítség lehet a Rapportive és a FullContact. Ezekkel ellenőrizhetjük, hova van beregisztrálva az adott email címmel partnerünk. Olyanokat vizsgálnak a programok mint a Facebook, Twitter, LinkedIn, stb., vagy épp mi a honlapjának címe, URL-je. Ezeken a helyeken pedig megnézhetjük, amit tudni szeretnénk róluk. Ha valaki például engem szeretne csekkolni, ezt látja Rapportive-val:

Rapportive - Minorics Dávid

Pro tipp: létezik egy magyar vonatkozású program, mellyel ennél tovább is léphetünk egy szinttel. A Conspire képes arra, hogy egy-egy LinkedIn fiók kapcsán megállapítsa, hogy milyen úton juthatunk el hozzá a legkönnyebben, amennyiben fel szeretnénk venni a kapcsolatot. Bővebben erről PR eszközökkel és PR tippekkelfoglalkozó posztunkban olvashattok.

Emailek nyomon követésének tiltása

Ha pont a fenti trackelési folyamatot szeretnénk elkerülni, vagyis azt hogy megfigyeljék emailezési szokásainkat, akkor érdemes elgondolkozni, hogy megpróbáljuk letiltani a followup programokat, illetve legalább szerezzünk tudomást a megfigyelésről. Erre nyújt megoldást az Ugly Email vagy a PixelBlock.

Megjegyzés: amikor FollowUp.cc-t használtam, a követés letiltása egyik program esetében sem működött. A MailTrack.io és a Sidekick elől azonban tényleg rejtve maradt a tevékenységem. A többi programot nem teszteltem, ha van tapasztalatotok, vagy azóta változott a helyzet, nyugodtan osszátok meg azt kommentben.

Csatolmányok kezelésének egyszerűsítése

A Dropbox for Gmail használatával Dropboxban tárolt fájljainkat, mappáinkat oszthatjuk meg sokkal egyszerűbben.

A 25 MB-os maximális csatolmány méret miatt sokszor inkább Google Drive-ot szoktam használni. Ebben az esetben egyszerűen töltsük fel fájljainkat egy mappába, majd azt osszuk meg akivel szeretnénk.

Helpdeskké alakítás

Ha gondot okoz, hogy egy-egy vásárlói kérdést ki válaszol meg a csapatból, milyen válaszokat adjatok, jelentősen segítheti a folyamatok gördülékenységét és a gyors válaszadást a Keeping nevű szolgáltatás, mellyel könnyen kioszthatjátok egymás között a megválaszolandó üzeneteket. Előre megírt válaszokkal kombinálva pedig létrehozhattok sablon válaszokat a folyamat felgyorsítása érdekében.

Ügyfélszolgálat egyszerűsítése

Egy csapatban a Gmail használata mellett nehézkes néha a közös konfiguráció. Ebben segíthet a Hiver szolgáltatása. Ennek használatával megoszthatjátok egymással a címkéket, kontaktokat, email sablonokat, és így tovább.

Inbox mint task manager

Ha olvastad a hatékony Gmail használatról szóló első posztot, tudod, hogy a zero inbox és a GTD (Getting Things Done) elkötelezett híve vagyok. Ehhez kapcsolódóan számos alkalmazás van, amely segít gyakorlatilag feladatkezelővé (task managerré) alakítani inboxunkat. A feladat alapú megközelítés rengeteg előnnyel jár, megnöveli a mindennapi hatékonyságot. Ebben a részben szó lesz

  • zero inbox használatát megkönnyítő alkalmazásokról,
  • task manager szolgáltatásokról,
  • feladatkövető appá változtatás,
  • kontaktlista karbantartásáról.

Zero inbox használatát megkönnyítő alkalmazások

Ahogy az előző cikkben olvashattátok, ahhoz, hogy elinduljunk a zero inbox alkalmazásával, rendet kell raknunk a már meglévő üzenetek között, ha azok az inboxunkban porosodnak. Erre megoldás a SaneBox szolgáltatása. A SaneBox hamar megtanulja, hogy mely emailek fontosak számodra és ez alapján tisztítja meg a beérkező levelek mappát. A szolgáltatás lényege, hogy ezt folyamatosan megteszi helyettünk, ezzel időt spórolva számunkra.

Ennek egy egyszerűbb verziója a Block sender, mellyel könnyedén szűrhetjük a spammereket. Természetesen ez szűrőkkel is megoldható Gmailen belül. (A blogposzt végén megmutatom, hogy használhatjátok őket.) Valamint ide kapcsolódik a Find Big Mail szolgáltatás, mely megtalálja a nagyméretű leveleket, és a programmal könnyen törölhetjük azokat. Ez különösen hasznos, ha nincs korlátlan tárhelyünk Google Driveban és közelítünk az alap, 15 GB-os limithez.

Ide tartoznak még azok az alkalmazások, melyek segítenek leiratkozni a különböző hírlevelekről. Vagy legalábbis nem kerülnek többé az inboxunkba a (már) szükségtelen hírlevelek. Ilyen alkalmazás az Unroll.me, vagy kizárólag iPhone, iPad tulajdonosoknak az Unsubscriber for Gmail.

Léteznek programok is, melyekkel bizonyos szintig helyettesíthető a manuális zero inbox elv alkalmazása. Ilyen például a Todoist vagy az Gmelius. Nekem ezekkel kapcsolatban nincs tapasztalatom. Ha nektek van, akkor írjátok meg.

Task manager szolgáltatások

A teljes task manager megközelítésre léteznek különböző alternatívák. Ilyen a Taskforce, vagy az ActiveInbox. Ezekkel a megoldásokkal gyakorlatilag az üzeneteinket alakíthatjuk azonnal feladattá, majd azokat ütemezhetjük. Sok egyéb mellett erre képes a Yanado is, azonban erről a következő részben lesz szó.

Tipp: a Google naptár megosztásával sok időt spórolhattok időpontok egyeztetésekor. Erre a már korábban említett MixMax nagyon jó megoldás, ha nem szeretnétek manuálisan foglalkozni ezzel

Feladatkövető appá változtatás

Ha szeretnénk egy valós alternatívát a különböző task managerek megoldásokra, akkor Gmail használatával van rá lehetőségünk. Trello-szerű felületet kaphatunk a levelezőn belül a Yanado, a Sortd, vagy a Clusto (korábban Augment) használatával.

Amennyiben mobilon szeretnénk mindezt elvégezni, a CloudMagic szolgál megoldással.

A feladatkövető appá alakítás egy speciális formája, ha kvázi CRM rendszerré alakítjuk a postafiókunkat. Ezt a Streak nevű programmal valósíthatjuk meg.

Kontaktlista karbantartása

Amennyiben használunk kapcsolati listát és nem tartjuk azt rendszeresen karban, valószínűleg rengeteg duplikáció, elavult cím, és egyéb betegségektől szenved. Rengeteg oka lehet ezeknek a problémáknak, cégátalakítások, több mail címet használnak, stb. A Scrubly automatikusan eltávolítja ezeket a fennakadásokat, majd ezek után felhőben tárolja kontaktjainkat.

Megjegyzés: személy szerint a manuális megoldásban hiszek. Windows Phone-t használva szinkronizáltam ismerőseimet a telefonkönyvből, Facebookról, Twitterről Skyperól, stb., és nagyjából 1 órát rászánva összevontam a duplikációkat. Azóta hogy ezt elvégeztem, tökéletesen működik a kontaktlistám, melyet felhőben tárolok.

Easy topics

Vannak egyéb témák, amelyek nem sorolhatóak be az előző két nagy témakörbe, azonban mindenképp hasznosak lehetnek minden Gmail használó számára. 

Emailezési statisztika

Amennyiben ti is olyan geekek vagytok mint én, biztosan örülni fogtok ennek a résznek. Rengetegszer vizsgálom felül a mindennapi rutinomat, hogy az megfelelő-e. Most, hogy ezt a posztot készítettem, belefutottam egy Gmail Meter nevű alkalmazásba. Ez segít a hatékonyabb emailezésben, mégpedig úgy, hogy megmutatja, hogyan emailezünk.

Miután engedélyezzük, hogy a program hozzáférjen leveleinkhez, hivatalosan 30-90 percen belül (esetemben 33 percre volt szüksége egy meglehetősen nyugodt hónapnyi, kb. 1.000 üzenet áttekintéséhez) kapunk egy statisztikai kivonatot az elmúlt havi emailezési szokásainkról. A következő adatokat kaptam meg interaktív diagrammok formájában:

  • napi forgalom (napon belül melyik időszakban kaptam és küldtem üzeneteket),
  • havi forgalom (melyik nap, hány üzenetet kaptam és küldtem),
  • heti forgalom (héten belül melyik napokon mennyit emaileztem),
  • email kategóriák (az üzenetek hány százalékát archiváltam, mappáztam, illetve található a kukában),
  • szervezetek számára: belső és külső üzenetek aránya,
  • fő üzenetmenetek (tárgy alapján),
  • mennyi idő telik el az első válaszig,
  • üzenetek hossza (szavak száma) alapján eloszlás,
  • szófelhő a leggyakrabban használt szavakról (ennél számomra zavaró, hogy nem lehet különbontani a küldött és kapott üzeneteket, csak összesített adat látható),
  • küldött és fogadott csatolmányok száma, típusa és eloszlása,
  • szervezetek számára: belső és külső címzettek számára csatolmánnyal rendelkező emailek aránya.

Statisztika - Gmail meter

Nekem ez volt a kedvenc ábrám. Az üzenetek 30%-ára 15 percen belül válaszoltam, és az üzenetek 70%-át 24 óra alatt megválaszoltam 2015. novemberében. Csak jó valamire a zero inbox és a GTD! 🙂

Biztonság

Szinte nap mint nap olvashatunk olyan leadeket hírportálokon, miszerint X ezer email címhez tartozó jelszót loptak hackerek. Ha szeretnénk elkerülni, hogy még akkor se tudjanak belépni jogosulatlanok Gmail fiókunkba, ha ellopták jelszavunkat, akkor alkalmazzunk kétlépcsős azonosítást. Ez annyit jelent, hogy nem elég egyszerűen beírni a jelszót, hanem utána telefonunkra is szükség lesz, mivel kapunk egy sms-t, telefonhívást, vagy egy applikáció alkalmazására, hogy erősítsük meg személyazonosságunkat.

Természetesen ez a hátránya is a dolognak. Ha otthon felejtjük a telefonunkat, akkor aznap nem biztos, hogy tudunk dolgozni.

A Google súgójában olvashattok a kétlépcsős azonosításról, valamint saját fiókotokban tudjátok beállítani azt.

Ha felmerül a gyanú, hogy más is használja az email fiókotokat, ezt is tudjátok ellenőrizni. Egyrészt látjátok, hogy mikor volt a legutóbbi fióktevékenység. Ezt az inboxotok jobb alsó sarkában láthatjátok.

Gmail legutóbbi fióktevékenység

A részletekre kattintva pedig azt ellenőrizhető, hogy milyen eszközökről használták be a fiókot. Amennyiben valamelyik eszköz nem a tiétek, azonnal cseréljetek a jelszót!

Offline Gmail

Az offline módban is használható Gmail valójában az egyszerűsített verziója a levelezőnek. Az Offline Gmail a megírt emaileket akkor küldi el, ha újra online leszünk, illetve ekkor szinkronizálja a törölt, archivált vagy módosított üzeneteket is.

Ez főként akkor rendkívül hasznos, ha teljes fókusz mellett akarunk / szeretünk dolgozni és nem akarjuk, hogy a folyamatos email flow megzavarjon a munkában.

Több email fiók kezelése

Ha nem csak egy email fiókot kezelünk rendszeresen, több megoldás is létezik, hogy könnyen bánjunk velük:

  1. többfiókos bejelentkezés,
  2. levelek átirányítása,
  3. új fiók felvétele.

Többfiókos bejelentkezés több Gmail fiók esetében működik. Ennek beállításáról a Gmail súgójában, a többfiókos bejelentkezésnél olvashattok. Ez a legegyszerűbb megoldás, ugyanis két kattintással könnyedén válthatunk a fiókok között, és a beállítás elvégzése is egyszerű.

A levelek átirányítása során kvázi kiiktatjátok a régi email címet és egy Gmailes címre cserélitek. Ezt két lépésben érdemes megtenni:

  1. emailek és névjegyek importálása,
  2. végleges átirányítás.

Az első lépésben az itt leírt útmutató alapján át tudjátok menteni üzeneteiteket és névjegyeiteket Gmail fiókotokba. Ezzel a beállítással automatikusan továbbítódik minden leveletek a Gmail fiókba 30 napig.

Ezután ha szimpatikus volt a rendszer, a régi postafiókotok beállításai között kell beállítanotok véglegesen az átirányítást, hogy továbbra is megkapjatok minden üzenetet.

Új fiók felvétele során több email címet érhettek el ugyanabból a Gmail fiókból, tehát váltásra sincs szükség. Azonban ennek beállítása kicsivel bonyolultabb az előző két megoldásnál. Ennek módjáról az email üzenetek küldése más címről vagy aliasról részben olvashattok.

Nyaralás üzemmód

Ha értesítés-függők vagytok, és nyaralás alatt sem tudtok leállni, úgy érzitek, hogy szükségetek van külső segítségre, akkor nektek való az AwayFind, ami sms-ben vagy telefonon értesít, ha mégis fontos üzeneted érkezne. Hasonló szolgáltatást nyújt a BatchedInbox, ami pedig meghatározott időpontban kézbesíti a leveleket. Ezzel a megoldással normál munkamenetben is erősíthető a fókusz, ha nem szeretnénk, hogy a folyamatosan érkező emailek megzavarjanak.

Asztali értesítés

Ha azonnal szeretnél értesülni új emailek érkezéséről, és nem szeretnéd folyamatosan ellenőrizni, hogy érkezett-e új email, vagy fontos üzenetet vársz, akkor vannak különböző asztali értesítések Gmailhez. Ilyen az alap értesítés, melyet minden felhasználótól megkérdez Google Chrome használata esetén a levelezőrendszer, hogy szeretné-e engedélyezni az értesítéseket.

Kiegészítők terén én a Checker Plus for Gmail-re esküszöm, mivel itt látom a levél feladója, a tárgya mellett az üzenet elejét, így el tudom dönteni, hogy fontos-e, illetve szükséges-e azonnal foglalkozni vele.

Nagy előnye a programnak, hogy összekapcsolt email fiókok esetén is működik. Nekem például három Gmail alapú fiókom van, melyekre át van irányítva további négy másik fiók is, így minden emailt egyszerre láthatok, de nem kell egy fiókon belül kezelnem őket. Ezen a téren alternatíva lehet a multiNotifier program is.

Gmail alapértelmezett használata

Biztosan sokunkkal fordult elő a probléma régen, ha egy weboldalon email címre kattintottunk, akkor automatikusan megnyílt a Microsoft Outlook, melyet sokan nem is használunk. Számomra ez rendkívül idegesítő volt. Azóta Google Chrome bővítménnyel egyszerűen átállítottam, hogy amennyiben ezekre kattintok, automatikusan nyisson meg egy levél piszkozatot Gmailben, így azonnal írhatok a címzettnek. Erre alkalmas bővítmény a Send from Gmail, vagy a Mailto. (Én utóbbit használom.)

Haladó email cím használat

Végül egy olyan tipp következik, ami sokat segíthet a levelek rendszerezése során a jövőben. A trükk ebben az esetben a “+” szimbólum használata. Ezzel a jellel úgy használhattok új email címet, hogy nem kell újra regisztrálni sehol.

Nézzük meg példán keresztül. Az én email címem

  • david@thepitch.hu

De ha kiegészítem a david+szoveg@thepitch.hu-ra, új email címet adok meg, azonban minden, erre a címre küldött üzenet a david@thepitch.hu-ra érkezik meg. Például:

  • david+hirlevel@thepitch.hu – az általános hírlevelekhez,
  • david+moz@thepitch.hu – Moz hírlevélhez,
  • david+emag@thepitch.hu – emag.hu webshop regisztrációjához.

Így minden helyre külön email címmel regisztrálhatunk. Ennek két előnyét szoktam kihasználni:

  1. akár egy helyre több címmel is beléphetünk, mégsem kell külön címet létrehoznunk,
  2. automatikusan címkézni tudom leveleimet.

Az automatikus címkézésről annyit érdemes tudni, hogy amikor kapunk egy üzenetet, és előre létrehoztuk az erre kialakított szűrőt, ellátja az adott címkével a levelet, akár mappázza is azt, vagy épp olvasottként jelöli meg. Ezt a következő módon tehetitek meg:

Bízom benne, hogy hasznos volt számotokra a post és mindenki tanult belőle valami újat. Természetesen bővíthető a lista, mondjátok el, hogy ti milyen hatékony Gmail használatot lehetővé tévő beállításokat használtok! Írjátok meg kommentben!


Hozzászolások

Moderáld magad – vagy mi fogunk. :)
Na jó, nem fogunk, szóval csak ésszel!