Blog Hatékony Gmail használat 1. rész: Így használd az email fiókod
Hatékony Gmail használat alapjai

Hatékony Gmail használat 1. rész: Így használd az email fiókod

Nap mint nap rengeteg időt töltünk el emailjeink előtt.  Válaszolunk, keresgélünk, vagy épp rendszerezünk. Ezért reális elvárás, hogy ezt minél produktívabban tegyük. A hatékonysággal ugyanis rengeteg időt meg lehet takarítani, amit utána hasznos munkavégzésre használhatunk fel. Ez a kis Gmail “life hack” útmutató segít, hogy megspóroljuk az elpazarolt időt, és azt a effektív feladatokra fordítsuk.

Nemrég futottam bele egy nagyon érdekes videóba. Ebben Steve Jobs azt ecseteli, hogy néha teljes káosz, ami az emailezés körül zajlik. Ez bizonyos mennyiség felett már átláthatatlan és kezelhetetlen.

Itt egy rövid részlet a videóból: 

“It’s amazing to me that something as obvious as email is so broken out there.” – Steve Jobs WWDC 1997

Mi a legérdekesebb benne? Hogy mindezt 1997-ben mondta. Mégis olyan érzésünk van, hogy ezt akár 2016-ban is megállja a helyét.

Joggal merülhet fel bennünk a kérdés: létezhet, hogy az elmúlt 20 évben nem történt áttörés az emailezéssel kapcsolatban?

A válasz kettős. Vannak ugyanis olyan eszközök, amelyek sokat segítettek a probléma megoldásában, azonban jelentős előrelépés mégse történt. Ez persze nem azt jelenti, hogy egyéni szinten ne tehetnénk azért, hogy hatékonyabban tudjunk emailezni.

A mai napig meglep, amikor olyanokkal találkozok, akik semmiféle rendszert nem alkalmaznak az emailezésüknél. Tőlük hallom azt legtöbbször, hogy

  • “Az emailezés fárasztó.”
  • “Csak egy nyűg számomra.”
  • “Van vagy 250 olvasatlan emailem.”
  • “Inkább beszéljük meg személyesen.”

Tele Gmail postafiók

Tipikus hatékonytalan példája postafiókunk kezelésének. Telített és rendszerezetlen.
(Sajnos nem sokáig kellett kutatnom ezután a kép után, az első ember akit megkérdeztem, alkalmas volt rá.)

És így tovább. (A legdurvább az volt, amikor egyszer láttam, hogy egy hazai befektetőnek 11 ezer olvasatlan levele van.) Pedig az emailezésnek nem feltétlenül kell tehernek lennie. Még pár évvel ezelőtt olvastam Papp Gábor tanácsára Andreas Klinger: Don’t drown in email blogposztját. Akkor eldöntöttem, hogy ez alapján átalakítom a levelezésem. Az egyik legjobb döntésnek bizonyult.

Ebben a posztban azt mutatom meg, hogy

  1. miként lehet egy hatékony emailezési mechanizmust kialakítani, majd
  2. felvázolok egy egyszerű setupot, aminek használatával megkönnyíthetitek saját életeteket és átláthatóvá tehetitek az üzeneteket és előttetek álló feladatokat.

Tehát érdemes végigolvasni a teljes posztot. 🙂

 

Miért van szükség a hatékony Gmail használatra?

Személy szerint nagy kedvelője vagyok az emailezésnek, mivel általában kollégiumból dolgozom, ami miatt a legtöbben azt hiszik, hogy mindig ráérek. Sűrűn keresnek meg személyesen, ha valami probléma adódik, szeretnének közösen ebédelni, vagy csak unatkoznak napközben. Ezekben az esetekben mindig eszembe jut a következő ábra, amit rendszeresen meg szoktam mutatni másoknak, hogy tudják: “ha átjönnek csak 5 percre beszélgetni, az számomra nem 5 perces kiesést jelent valójában.”

Koncentrációs görbe

Épp emiatt az otthoni munka egyik első leckéje volt, hogy struktúra nélkül ez nem működik. A rendszerezettség egyik lépése, hogy amennyiben van rá mód, irányítsam a beszélgetéseket olyan platformra, ami számomra kedvező.

Így alakult ki, hogy bizonyos beszélgetéseket emailezés formára kezdtem átterelni. Ilyenek voltak a:

  • “Két percet rabolok csak az életedből”,
  • “Olvasd el ezt a cikket a HVG-ben, nagyon érdekes”
  • “Mi újság?”

Alternatív megoldásként azt alkalmazom, hogy ha még este is fontos a téma, akkor üljünk le egy sör mellett, és beszéljük meg a dolgokat.

De ugyanez igaz arra az esetre is, amikor olyan üzenetet kapok, hogy:

  • “Van egy tök jó ötletem. Szívesen elmesélném egy kávé mellett!”.

Elsőre csak egy meetingről van szó, de könnyen bele lehet futni, hogy annak a végén semmi értelme nem lesz. És egyébként egy 2 mondatos emaillel el lehetne intézni azt, ami egyébként 1,5 óra “meetingnek álcázott kávézás” lesz.

Ez viszont nagy fokú fegyelmet és figyelmet igényel. Mivel a rendszerezettség híve vagyok, ezért használom a zero inboxot és a GTD-t, vagyis Getting Things Done megközelítést.

 

Zero inbox és GTD megközelítés

A zero inbox (vagy inbox zero) lényege, hogy a beérkező levelek mappát (inbox) a lehetőségekhez mérten tartsuk üresen, azaz minden emailt kezeljünk.

Ennek módja pedig a hatékony reagálás.

A hatékony reagálás így épül fel:

  1. Elolvassuk a releváns üzenetet (a spameket nem kell feltétlenül megnyitni :D).
  2. Kezeljük azt, vagyis reagálunk rá és/vagy archiváljuk.

Merlin Man alapelve szerint naponta elég csak néhányszor belépnünk a levelezőrendszerünkbe, ekkor azonban minden emailt kezelni kell, majd a megválaszolt emaileket áthelyezni a beérkező levelek közül valamilyen mappába. Akkor vagyunk kész, ha üres az inboxunk. Részletesebben ebben az angol nyelvű videóban fejtik ki a rendszer lényegét.

A cél, hogy ne a beérkező levelek között tároljuk a leveleket, hanem azokat szépen szortírozzuk szét.

A Getting Things Done David Allen könyve (magyar címe: Intézz el mindent), melyben leírja, hogy az előttünk álló projekteket és feladatokat bontsuk le olyan nagyságú elemekre, melyek már egyben megvalósíthatóak, további bontás nélkül. Ezáltal jelentősen javíthatunk saját hatékonyságunkon, hiszen kevésbé tologatjuk tovább az egyszerű feladatokat, ha látjuk, hogy hol van a vége.

Az emailezéseim során ennek a két elvnek a kombinációját szoktam alkalmazni.

Gmail jó példa

Így néz ki az inboxom, miután végzek a szortírozással. Üres az inbox, GTD taskok jobb oldalon.

Hogy néz ki ez a mindennapi gyakorlatban?

Amikor megnézem a leveleimet, feldolgozom azokat. Ha van egy olvasatlan üzenet, akkor azonnal szegmentálásra kerül:

  • azonnali törlés (spam, ami átjut a szűrőn, félrecímzett levél, stb.),
  • olvasás, reakció és archiválás:
    • gyorsan megválaszolható üzenet – ekkor a választ rögtön meg is írom, elküldöm és archiválom,
    • hosszabb időt igénybe vevő üzenet – taskot csinálok belőle és archiválom,
    • ha nem igényel választ, akkor csak elolvasom és archiválom.

Ha korábban nem használtad az archiválást, felmerülhet, hogy mi is ez, miért jó. Mindkét módszerrel eltávolítod a levelet az inboxodból, ezáltal nem lesz útban a továbbiakban. A nagy különbség a visszakereshetőségben rejlik. Archiválás esetében bármikor megtalálhatod a leveleket, míg törlés esetén a kukába kerülnek, majd onnan 1 hónap után automatikusan törlődnek (ez a beállítás módosítható).

Az archiválás megoldására mappázni szoktam az üzeneteket. Ennek előnye, hogy olyan helyre teszem az emaileket, ahol később könnyen megtalálom, és nem a beérkező levelek között porosodnak. Az archiváláshoz képest ebben az esetben könnyebb visszakeresni utólag a leveleket. E beállításának módszere a következő:

  • lépj be a beállításokba,
  • válaszd a címkék menüpontot,
  • görgess le, és add meg, milyen címkéket szeretnél használni,
  • ezután a leveleidet ezeknek megfelelően helyezd mappába.

Például nekem ezek a fő kategóriák címkék terén (Majd ezek vannak almappákra bontva.):

  • egyetem BSc,
  • egyetem MSc,
  • szakkollégium,
  • munka.

Ezután bármikor könnyen visszakereshetőek lesznek az üzenetek.

A task készítés az a pont, amikor megjelölök egy üzenetet, átkerül a Gmail jobb oldalára, majd később visszatérek hozzá. A zero inbox máris kész.

Később, ha feldolgoztam a megjelölt üzeneteket (vagyis elkészültem a feladatokkal), akkor ezek is eltűnnek.

Ennyi. Ez a háttérben meghúzódó folyamat. Remélem, segít az elv, hogy mindenki számára átlátható műveletté váljon az emailezés.

Most pedig megmutatom, hogy technikailag hogyan tudod ezt saját magadnál is beállítani. Kb. 15 percre lesz szükséged, hogy végigcsináld a teljes beállítást, cserébe pedig egy hosszútávon használható rendszert kapsz a kezedbe. 😉

Ha mégsem szeretnéd ezt végigjárni, akkor javaslom, hogy nézelődj a haladó Gmail tippekről szóló cikkben, vagy nézd meg a DragApp nevű Google Chrome beépülő modult, ami nagyon hasonlóan, kicsit inkább kanban szerűen működik mint a következőkben leírt módszer eredménye.

 

A Gmail konfiguráció beállítása lépésről lépésre

Ha pontosan végigcsináltad a beállításokat, ugyanolyan postafiókhoz fogsz jutni, mint amilyet én használok. Ez ötvözi a zero inbox és a GTD elveket egyaránt. Ehhez egy 4 elemből álló kis munkára van szükség:

  1. Több postaláda
  2. Csillagok / Jelölők
  3. Több postafiók és csillagok szinkronizálása
  4. Lapok beállítása

 

Több postaláda

Gmail több postaláda beállítása

  • Lépj be a beállításokba,
  • válaszd a Labs menüpontot,
  • engedélyezd a Több postaládát,
  • mentsd a változtatásokat az oldal alján.

Ezzel a beállítással érjük el, hogy inboxunkban megjelenjen a jobb oldali sáv, ahova a GTD task-üzeneteket fogjuk rakni.

 

Csillagok / Jelölők

hatekony_gmail_jelolok

  • Lépj be a beállításokba újra,
  • az Általános menüpont alatt görgess le a Csillagok beállításokig,
  • válaszd ki a jelölőket, amiket használni szeretnél a későbbiekben.

Itt választhatod ki azokat a jelölőket, melyeket később alkalmazni szeretnél. Érdemes odafigyelni rá, hogy könnyen megkülönböztethetőek legyenek.

 

Amiket én használtam:

  • piros csillag az előttem álló feladatokhoz,
  • sárga felkiáltójel azokhoz a levelekhez, amikre még válaszolnom kell,
  • kék infó jel az átütemezett feladatokhoz, és
  • zöld pipa azokhoz, amiket később szeretnék elolvasni, vagy megnézni.

 

Több postaláda és a jelölők szinkronizálása

Gmail jelölők beállítása

  • Válaszd ki a Több postaláda menüpontot,
  • állítsd a további panelek elhelyezését jobbra (az alapbeállítás szerint a beérkező levelek felett van!),
  • add meg a csillagozáshoz rendelt panel címeket, amiket szeretnél

A csillagoknak a következő a jelölése:

  • has:red-star (piros csillag)
  • has:orange-star (narancs csillag)
  • has:green-star (zöld csillag)
  • has:blue-star (kék csillag)
  • has:purple-star (lila csillag)
  • has:red-bang (piros, felkiáltójel)
  • has:orange-guillemet (narancs, jelölő)
  • has:yellow-bang (sárga, felkiáltójel)
  • has:green-check (zöld, pipa)
  • has:blue-info (kék, infó jel)
  • has:purple-question (lila, kérdőjel)

Van lehetőség kombinációkat is használni, ezekhez a fenti parancsokhoz a következő kulcsszavakat kell használni

  • OR (vagy),
  • AND (és).

Ezek használatával még számos lehetőség nyílik meg csoportosításra. Én személy szerint ezeket nem szoktam használni. Így néz ki egy ilyen variáció:

Gmail jelölők beállítása

Megjegyzés: a leggyakrabban használt panelt érdemes sárga csillagra állítani, amennyiben telefonról is használod ezt a módszert, mivel csak ez a jelölés található meg Androidra és iPhone-ra készült applikációban, Windows Phone (8.1) esetén pedig nincsenek csillagok, mint ahogy hivatalos Gmail alkalmazás se.

 

Lapok beállítása

Ebben a lépésben le kell állítani pár – sokak számára – hasznos alap Gmail beállítást. Az egész rendszer csak akkor működik, ha kikapcsoljuk a lapokat és az üzenetszűrést. Akik szeretik a lapokat és a Gmail automatikus üzenetszűrését, azok számára elsőre lehet kényelmetlennek tűnhet, de hosszú távon megéri.

Ha a folyamat végén nem jelenik meg a jobb oldali sáv, akkor szinte biztosan ebben a pontban rontottál el valamit.

Postaláda-típusok

  • Válaszd a Beérkező levelek menüpontot,
  • állítsd a postaláda típust alapértelmezettre,
  • kapcsolj ki minden fontosságjelölőt, és üzenetszűrést,
  • ments minden változtatást az oldal alján!

Ezután a lapokat kell kikapcsolnunk. Ezek megnyitásához a Beérkező levelek beállítása menüre lesz szükségünk.

Beérkező levelek beállítása

  • Csak az elsődleges lapot hagyd kijelölve.

Használni kívánt lapok kiválasztása

  • Mentsd és frissítsd az oldalt.

Ha korábban nem alkalmaztad a zero inbox elvet, valószínűleg több száz email van most előtted. Ne ess teljesen kétségbe! A legegyszerűbb, azonban mégis hatásos módszer, hogy

  • nézd át az első 3-5 oldalt az inboxodban,
  • csillagozd meg a teendőket, és a különböző kategóriákat, amiket felállítasz,
  • amikor úgy néz ki, hogy nincs több fontos üzenet, jelöld ki az összes üzenetet,
  • ha szükséges, hagyd jóvá, hogy igen, mind a 2653 üzenetet :D,
  • és archiváld.

Kész a zero inbox.

Látni kell, hogy ez még nem a Gmail virtuozitás csúcsa. Rengeteg lehetőség van még előttünk, melyek egy részéhez beépülő modulokra vagy további beállításokra van szükség. Ilyen például:

  • az emailek nyomon követése,
  • az emailezési statisztika, vagy
  • előre megírt emailek alkalmazása.

Részben ezekről, és még sok érdekes tippről fog szólni ennek a második része. Mindenképp érdemes lesz elolvasni.

Néhány hét múlva publikáljuk ezt a Gmail kiegészítőkről szóló második részt. Ha elsőként szeretnél értesülni a poszt megjelenéséről, akkor iratkozz fel:

Itt az ideje, hogy alkalmazd a ma tanultakat, és átültesd gyakorlatba. Amennyiben nagyon elakadnál a beállítások során, nyugodtan írj egy üzenetet, és igyekszem segíteni. Hajrá!


Hozzászolások

Moderáld magad – vagy mi fogunk. :)
Na jó, nem fogunk, szóval csak ésszel!